Niedawna decyzja Izby Zamówień Publicznych Hesji (sygn.: 6940-2-VK-19/25 z dnia 24 lipca 2025 r.) ilustruje znaczenie kompletnego i formalnie poprawnego złożenia oferty w przetargach publicznych.

Sprawa dotyczyła ogólnoeuropejskiego przetargu na odzież roboczą. Oferent złożył dwie główne oferty, ale do jednej z nich nie dołączył wymaganych próbek tkanin. Mimo że w obu ofertach wykorzystano tę samą tkaninę, zamawiający potwierdził wykluczenie formalnie niekompletnej oferty.

Wyrok ten jasno wskazuje, że instytucje zamawiające nie mają w takich przypadkach swobody decyzyjnej: Jasno sformułowane „wymogi obowiązkowe“ w dokumentach przetargowych muszą być przestrzegane. Nie można ich zastąpić względami proporcjonalności lub dodatkowymi wymogami.

Oferenci muszą skrupulatnie sprawdzić dokumentację przetargową i przedłożyć wszystkie wymagane dowody na czas, aby uniknąć wykluczenia. „Jeśli są jakieś niejasności, powinni natychmiast zgłosić je jako skargę“ - zaleca Philipp Buslowicz z Rechtsanwalt.