Ob agentische KI die kommunale Leistungsverwaltung entlasten kann, hängt wesentlich von den organisatorischen, technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen ab. Das zeigt eine aktuelle Studie „Agentische KI in der kommunalen Praxis“ der Agora Digitale Transformation.

Das Autorenteam hat die Einführung einer KI-gestützten Wohngeldlösung in Nettetal über mehrere Monate begleitet und weitere kommunale Projekte untersucht. Die Systeme unterstützen vor allem bei vorbereitenden Aufgaben, etwa der Zuordnung von Posteingängen und der Prüfung von Anträgen und Nachweisen. Die Entscheidung über die Bewilligung sei in allen untersuchten Fällen bei den Sachbearbeitenden geblieben.

Die Beschäftigten berichteten von Entlastungen bei einzelnen Aufgaben. Allerdings könne die Kontrolle der KI-Ergebnisse auch zusätzlichen Aufwand verursachen. Gesicherte Erkenntnisse zu Einsparungen lägen dort noch nicht vor. Von privaten Anbietern beworbene Zeitersparnisse von bis zu 75 Prozent seien häufig nicht nachvollziehbar belegt. Fehlende Schnittstellen und Medienbrüche könnten erzielte Vorteile wieder aufzehren. Die Studie empfiehlt deshalb, vor einer Einführung zunächst die Notwendigkeit des KI-Einsatzes zu prüfen und die Verwaltungsprozesse zu überarbeiten. Hinzu kommen Unsicherheiten bei der Anwendung der KI-Verordnung, dem Datenschutz und der Kalkulation laufender Kosten.

„Dienststellen sollten vor der Einführung verbindlich festlegen, wofür KI genutzt wird, wer ihre Ergebnisse prüft und was bei Fehlern geschieht“, erklärt Rechtsanwalt Dr. Johannes Held. „Ebenso wichtig ist die Schulung der Beschäftigten, die die KI-Verordnung ohnehin verlangt, und eine frühzeitige Klärung, ob und in welchem Umfang der Personalrat zu beteiligen ist. In einer Dienstvereinbarung lassen sich Einsatzzwecke und Grenzen der Nutzung regeln.“

„Die Studie zeigt, wie stark der Nutzen von KI von der Anschlussfähigkeit an die vorhandene Verwaltungssoftware abhängt“, erläutert Rechtsanwältin Anuschka Siegers. „Kommunen sollten deshalb schon bei der Beschaffung festlegen, welche Schnittstellen und Datenformate unterstützt werden müssen und wer die Anbindung sicherstellt.“