Viele Gesetzesänderungen betrafen in den vergangenen Jahren die Genehmigungsverfahren. Windenergieanlagen sollten schneller und effizienter errichtet werden können, um die Energiewende zu beschleunigen. Eine wichtige Rolle spielt dabei der Projektmanager, der als Verwaltungshelfer auf Kosten der Vorhabenträger die Genehmigungsbehörde unterstützen soll. Die im Juli 2024 neu geschaffene Vorschrift in der neunten Verordnung zur Durchführung des Bundesimmissionsschutzgesetzes (§ 2b 9. BImSchV) regelt die Tätigkeit und den Einsatz von Projektmanagern umfassend.

Danach soll die Genehmigungsbehörde einen Dritten als Projektmanager auf Antrag oder mit Zustimmung des Vorhabenträgers beauftragen. Das mit dem Wort „soll“ verbundene, intendierte Ermessen führt dazu, dass Vorhabenträger regelmäßig einen Anspruch auf den Einsatz eines Projektmanagers haben. Die Behörde kann sich gegenüber diesem Ansinnen nicht verschließen. Die Initiative zum Einsatz eines Projektmanagers kann aber auch von ihr selbst ausgehen.

Der Aufgabenbereich des Projektmanagers umfasst alle Phasen eines Genehmigungsverfahrens und lässt sich in organisatorisch koordinierende – wie die Fristenkontrolle – und inhaltlich unterstützende Aufgaben unterteilen. Letztere reichen vom Qualitätsmanagement der Anträge einschließlich Vollständigkeitsprüfung über die Prüfung und Auswertung der fachbehördlichen Stellungnahmen bis hin zum Entwurf der eigentlichen Zulassungsentscheidung.

Die letzte Entscheidung liegt zwar bei der Behörde. Sie trägt die Gewährleistungsverantwortung für die Endentscheidung und muss die Qualität der Bearbeitung durch den Projektmanager überwachen. Eine ungeprüfte Übernahme inhaltlicher Vorarbeiten scheidet daher aus. Verlangt wird auf der anderen Seite aber auch nicht eine umfassende Doppelprüfung. Die Genehmigungsbehörde kann und darf sich vielmehr bei der Prüfung der Tätigkeit des Projektmanagers auf erkennbare Mängel konzentrieren.

Mit dem gesetzlichen Aufgabenkatalog gehen auch Anforderungen an die Stellung und Qualifikation des Projektmanagers einher. Er muss als „Dritter“ zunächst unabhängig sein. So kann ein Rechtsanwalt nicht als Projektmanager sowohl den Vorhabenträger als auch die Genehmigungsbehörde bei demselben Projekt beraten. Der Projektmanager muss zudem fachkundig und leistungsfähig sein und über Erfahrungen und Expertise im Immissionsschutzrecht sowie den rechtlichen Anforderungen bei der Zulassung von Windenergieanlagen verfügen.

Umfasst die Tätigkeit des Projektmanagers Rechtsdienstleistungen, müssen damit Rechtsanwälte beauftragt werden. Rechtsdienstleistungen liegen nach § 2 Abs. 1 Rechtsdienstleistungsgesetz immer dann vor, wenn die zu erbringende Tätigkeit eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert. Wird insbesondere der Genehmigungsbescheid durch den Projektmanager entworfen, setzt das juristische Kenntnisse voraus, um die hoheitliche Entscheidung vorzubereiten. Der Projektmanager muss in der Lage sein, die sich aus den fachbehördlichen Stellungnahmen oder sonst ergebenden rechtlichen Fragen zu prüfen. Er wird dabei rechtlich eigenständig analysieren und bewerten (müssen), das heißt eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls vornehmen.

Ob die Behörde die Beauftragung eines Projektmanagers, der freiberufliche Leistungen erbringt, zuvor ausschreiben muss, wird unterschiedlich beurteilt, insbesondere wenn der Vorhabenträger den Einsatz eines namentlich benannten Projektmanagers fordert. Vertreten wird, dass in dem Fall auf eine Ausschreibung verzichtet werden kann, da die Behörde keine Auswahlentscheidung zu treffen hat. Nach anderer Auffassung bedarf es einer Ausschreibung als freiberufliche Leistungen. Die mittlerweile in einigen Bundesländern deutlich erhöhten Wertgrenzen für Direktaufträge, zum Beispiel 100.000 € netto in Brandenburg, 80.000 € in Sachsen-Anhalt, lassen dann wiederum eine Ausschreibungspflicht entfallen.

Nicht abschließend geklärt ist auch die Frage, ob die dem Vorhabenträger für den Einsatz des Projektmanagers entstehenden Kosten auf die Gebühren für das Genehmigungsverfahren – zumindest teilweise – angerechnet werden können. Zum Teil existieren dazu in den Bundesländern bereits ausdrückliche Vorschriften, zum Teil wird erwogen, aus Billigkeitsgründen eine Reduzierung vorzunehmen. Ungeachtet dessen wird der Vorhabenträger zu entscheiden haben, ob die zusätzlichen Kosten für den Projektmanager durch den Beschleunigungseffekt zu rechtfertigen sind – ganz nach dem Motto, Zeit ist Geld. 

Generell lässt sich feststellen, dass der Beschleunigungseffekt durch den Projektmanager umso höher ist, je früher er eingebunden wird. Vorhabenträger und Zulassungsbehörden sind daher gut beraten, sich frühzeitig über den möglichen Einsatz eines Projektmanagers zu verständigen.