Jeżeli organ federalny przekaże akta osobowe swoich pracowników pracownikom państwowym, może to prowadzić do „utraty kontroli“ nad danymi osobowymi i stanowić podstawę roszczenia o odszkodowanie na podstawie art. 82 RODO. Decyzję w tej sprawie podjął Federalny Trybunał Sprawiedliwości (BGH) (sygn. akt: VI ZR 365/22 z dnia 11 lutego 2025 r.).

Wszystkie procesy i dane związane ze stosunkiem pracy urzędnika służby cywilnej są rejestrowane w jego aktach osobowych. Nierzadko zdarza się, że pracodawcy przekazują zarządzanie aktami osobowymi innej organizacji, na przykład w przypadku oddelegowania lub oddelegowania). Czyniąc to, pracodawca pozostaje związany przepisami o ochronie danych i musi wykluczyć niepewność prawną dla zainteresowanych pracowników i pracowników, którym powierzono zarządzanie aktami. Pracodawca musi zagwarantować nie tylko zasady prawa dotyczące akt osobowych, takie jak prawdziwość i kompletność akt osobowych, ale przede wszystkim niezbędną integralność i poufność. Tylko zgodne z zasadami ochrony danych osobowych zarządzanie aktami osobowymi może zapobiec powstaniu potencjalnych roszczeń odszkodowawczych.

W sprawie rozstrzygniętej przez BGH urzędniczka federalna pracująca w Federalnym Instytucie Nauk Geologicznych i Zasobów Naturalnych wniosła pozew o zadośćuczynienie za krzywdę, ponieważ jej akta osobowe nie były zarządzane i administrowane przez pracowników federalnych, ale przez kraj związkowy Dolna Saksonia. W przeciwieństwie do poprzednich spraw w Sądzie Okręgowym w Hanowerze i Wyższym Sądzie Okręgowym w Celle, BGH orzekł na korzyść urzędniczki i potwierdził zadośćuczynienie za krzywdę z powodu przekazania akt osobowych pracownikom państwowym i utraty przez powódkę kontroli nad danymi osobowymi przechowywanymi w jej aktach osobowych“. Zarządzanie aktami przez pracowników państwowych nie było objęte § 111a ust. 1 BBG a.F. w związku z § 26 BDSG, art. 6 ust. 1 BDSG. § 26 BDSG, art. 88 RODO i narusza art. 5 ust. 1 lit. a) RODO oraz art. 28 RODO.

„Tym przełomowym wyrokiem Federalny Trybunał Sprawiedliwości jeszcze bardziej obniżył wymagania dotyczące niematerialnego roszczenia o odszkodowanie“ - mówi prawniczka Zeynep Kenar. „Nawet utrata kontroli nad danymi osobowymi może być wystarczająca do uzasadnienia niematerialnego roszczenia o odszkodowanie, bez konieczności konkretnego naruszenia ogólnego dobra osobistego lub poważnego uszczerbku“.“